Questo servizio è stato appositamente studiato per tutte quelle attività che hanno grandi quantità di documenti cartacei e che vogliono sfruttare tutti i vantaggi che offre la digitalizzazione.
- Velocità di consultazione
- Distribuzione sicura
- Ricerca veloce
- Protezione e sicurezza
- Risparmio di tempo, spazio e denaro
Fino a qualche anno fa, la maggior parte delle aziende era sommersa dalla carta, gli uffici pubblici lo sono tutt’ora, anche se qualcosa, lentamente, sta cambiando.
Un singolo documento viene spesso stampato in più copie, per poterlo distribuire, compilare, firmare o per essere consultato da più persone, moltiplica queste operazioni per altre decine e decine di documenti , stampati a loro volta per decine e decine di volte e che dopo tutto questo investimento di risorse, energetiche e di materiali, finiranno per essere archiviati .
Per archiviare tanta carta vengono utilizzati faldoni, inseriti in armadi o scaffali, disposti in depositi sempre più grandi, non molto tempo fa venivano creati interi uffici per gestire la stampa e l'archiviazione.
Esistono ancora magazzini di dimensioni veramente importanti per immagazzinare documenti cartacei. Intere foreste scomparse a causa del massiccio utilizzo di carta.
Pensa che lo spedizioniere FedEx americano è stato fondato sull'idea di far arrivare i documenti da e verso i clienti, durante la notte! Immagina che mole di carta in movimento!
Negli ultimi anni, però, con l’avvento della rete internet è emerso come il modo più efficace e conveniente per trasferire dati, superando barriere fisiche e geografiche, in pochi secondi e in modo sicuro, sia la digitalizzazione. Se nella tua azienda o nel tuo ufficio hai grandi quantità di documenti cartacei, dovresti valutare l'opportunità di questo servizio.
La digitalizzazione di un documento cartaceo può essere realizzata in vari formati, in base alle tue esigenze, possiamo convertire documenti fisici come fatture, contratti, moduli, referti, iscrizioni, fotografie, libri, in formato PDF, DOC, XLS, XML, JPEG, GIF, PNG.
Naturalmente anche cartelle cliniche, lastre e pellicole possono essere digitalizzati, con l’utilizzo di dispositivi destinati allo scopo come, scanner a raggi X, scanner fotografici, scanner per pellicole e scanner piani.
La migrazione dalla carta al digitale può essere indolore se si pianifica con attenzione e se si sceglie il partner giusto. 6Go gestisce regolarmente questo tipo di lavoro, siamo competenti, professionali e affidabili. Il nostro lavoro è rapido e molto interessante con i costi che riusciamo a contenere grazie ad hardware di ultima generazione.
Perché Digitalizzare i tuoi documenti?La digitalizzazione dei documenti offre notevoli vantaggi, possiamo trasportare i documenti cartacei ed effettuare l’acquisizione presso i nostri uffici, oppure, con opportuni accordi, possiamo eseguire l’acquisizione presso i tuoi locali.
In breve tempo i documenti saranno convertiti in formato digitale e saranno disponibili, con accesso riservato sul nostro cloud, oppure consegnati su un adeguato supporto digitale come: Nas multi-disco, opportunamente configurato, da collegare alla tua rete aziendale, Hard disk, chiavetta usb o qualunque altro supporto preferisci utilizzare.
La versione digitalizzata dei tuoi documenti offre importanti vantaggi come l’archiviazione , il recupero e modifica di documenti e il tutto comodamente seduto alla vostra scrivania.
- Facilità per la distribuzione di copie
- Accesso ai dati con maggiore sicurezza
- Facilità di trasporto e condivisione
- Trasferimento documenti protetti
- Apposizione di firma digitale
- Possibilità di invio certificato con PEC
- Assenza di documenti cartacei
6GO utilizza una solida infrastruttura di gestione dei documenti e tecnologia all'avanguardia per soddisfare ogni esigenza. L'intero processo di digitalizzazione dei documenti segue solitamente questo percorso:
Analisi del lavoroVengono, quindi, discusse le esigenze aziendali e sviluppato un piano d’azione.
Raccolta e ordinamentoOvvero; i documenti da convertire vengono raccolti e ordinati e classificati. Gli oggetti estranei come graffette, spilli, spirali e altri tipi di legature vengono rimossi.
Scansione documentiI documenti vengono scansionati e salvati sotto forma di file immagine.
Conversione in formato digitaleUn sistema di riconoscimento ottico dei caratteri, denominato OCR opportunamente configurato per la digitalizzazione documentale massiva, converte i file da immagine in file di testo. I nostri tecnici controllano manualmente l'accuratezza della conversione.
Indicizzazione dei documentiI documenti vengono salvati con nomi del file logici per una facile identificazione e utilizzo.
Organizzazione del documentoA seconda delle singole esigenze, i documenti vengono separati individualmente o combinati in file PDF o altro formato digitale.
Documenti cartaceiUna volta terminate le acquisizioni dei documenti in digitale, quelli cartacei possono essere riconsegnati, oppure distrutti in modo definitivo, passati prima al trita carte e poi eliminati, tutelando la sicurezza delle informazioni riservate, nel rispetto delle leggi e dei regolamenti sulla privacy.
